PDMは部品属性、技術文書、CADデータ、図面データ等の属性情報をデータベースで一元管理します。部品属性、文書・図面・CADデータ等の成果物の属性をデータベースに1つのレコードとして格納し、文書・図面・CADデータ等の実ファイルはデータベース中のレコードと関連をつけて管理します。

PDMシステム上では“製品情報”となる部品属性、部品構成、文書、図面、3Dモデルなどはすべて設計部品表にリンク付けて管理することができます。したがって品番・図番・文書番号等がなくても製品番号さえ知っていれば構成表示画面(設計部品表のイメージ)でリンクをたどってその製品のデータをすべて見ることができます。

さらにPDMシステムの設計部品表には以下の特徴があります。

• アイコンの色で設計進捗がわかります
• 属性を登録・検索できます
• 共通部品は逆展開で影響範囲を確認できます
• アクセス権をグループ毎に設定して開示対象を限定できます
  

【製品情報】はすべて担当者(設計者)が作成し、承認者の承認をうけてはじめてオフィシャルな情報として公開されます。またその後、他部署の追加修正・承認を要する場合もあります。
PDMでは、電子フォルダ(回覧袋)の仕組みにより成果物データの業務フロー上の回覧・承認をサポートします。
電子フォルダに回覧者リストをつけて送り先・戻し先をあらかじめ登録しておくことにより業務フローを登録しておくこともできます。

PDMを導入することにより得られる効果は業務の効率化と可視化です。具体的には以下のような項目があげられます。

• 　再利用設計により開発リードタイム短縮、開発コスト低減、設計品質向上
• 　 情報の電子化により探す手間、承認の手間の軽減
• 　 設計部門のマネージャがリアルタイムに進捗を確認
• 　 過去の部品情報の流用により共通部品増大、部品購入単価を低減
• 　 設計中の情報の後工程への公開により生産準備の迅速化
• 　 生産（手配）部品表と設計部品表の連携（後工程作業の軽減）